Dokumendi säilitustähtaeg kehtestatakse kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes ettevõtte praktilisest vajadusest. Enam kasutatud säilitustähtajad on 3 aastat, 5 aastat, 7 aastat, 10 aastat, 55 aastat ja alatine. Säilitustähtaegu ei sätesta arhiiviseadus ega –eeskiri.
Säilitustähtajad leiate:
Raamatupidamise seadus
§ 12 Raamatupidamise algdokumente, raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohustuslane säilitama seitse aastat majandusaasta lõpust alates.
Eelnimetatud dokumente ja andmeid säilitatakse masintöödeldavalt. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. Dokumente ja andmeid võib säilitada muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, kui raamatupidamiskohustuslasel ei ole dokumentide ja andmete masintöödeldavalt säilitamise võimalust ning selle võimaluse loomine nõuab temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi või pingutusi.
Käibemaksuseadus
§ 36 Maksukohuslane või piiratud maksukohuslane peab säilitama kronoloogilises järjestuses tema poolt või tema eest väljastatud arvete koopiad ning soetatud kaupade ja saadud teenuste arved seitsme aasta jooksul nende väljastamise või saamise päevast arvates. Arvel olev informatsioon tuleb säilitada algsel kujul. Kauba importimist tõendavad tollideklaratsioonid tuleb säilitada seitsme aasta jooksul, arvates tolliformaalsustele järgneva kalendriaasta algusest.
Maksukorralduse seadus
§ 58 Kui seadus ei sätesta teist tähtaega, on maksukohustuslane kohustatud säilitama tehingute ja väljamaksetega seotud ning muid maksustamise seisukohast tähendust omavaid dokumente vähemalt seitsme aasta jooksul dokumendi koostamisele või saamisele, toimiku või dokumentide kogumiku puhul viimase sissekande tegemisele järgneva aasta 1. jaanuarist arvates.
Töölepingu seadus
§ 5 Tööandja säilitab töölepingut kümme aastat töölepingu lõppemisest arvates.
NB! Enne 7.01.2001 lõpetatud töölepinguid ning lahkunud töötajate isikukaarte säilitatakse 75 aastat; 7.01.2001 – 01.07.2009 lõpetatud töölepinguid, töötajate isikukaarte ja välja võtmata tööraamatuid säilitatakse 50 aastat.
Töötervishoiu ja tööohutuse seadus
§ 13 Töökeskkonna riskianalüüsi tulemusi säilitatakse 55 aastat.
§ 24 Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat.
Tsiviilseadustiku üldosa seadus
§ 46 Lõppenud juriidilise isiku dokumente säilitatakse kümme aastat, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti. Kui juriidiline isik oli kantud registrisse, kantakse registrisse dokumentide hoidja nimi ja elukoht või asukoht.
