Kõik ettevõtted loovad, jäädvustavad ja tarbivad oma tegevuse käigus teavet. Teavet jäädvustatakse eesmärgiga seda vajadusel taasesitada – luuakse kas elektroonilised- või paberdokumendid. Osaliselt reguleerivad ettevõtte tegevuse dokumenteerimist õigusaktid (näiteks raamatupidamine ja personalitöö), kuid suuremat osa dokumentatsioonist hallatakse lähtuvalt praktilisest vajadusest.
Seepärast on tähtis et:
• ettevõttel on ülevaade tekkivast ja kasutatavast teabest
• tegevuse dokumenteerimise nõuded on läbi mõeldud
• teavet jäädvustatakse ja hallatakse lähtudes selle väärtusest, kasutusalast ning võimalikest kasutajatest